Outlook optimal nutzen

Zeit sparen

• Tipps und Tricks zum Umgang mit Emails
• Emails, Unterordner sinnvoll strukturieren
• Ansichtensteuerung und Kategorien vergeben, hilft bei der Übersichtlichkeit
• Kontakte und Kontaktgruppen anlegen, globales Adressbuch nutzen, Kontakte versenden und importieren
• Regeln vereinfachen die Ablage
• Kalender, Besprechungsanfragen und Aufgabenlisten nutzen

Arbeiten wie Mails verschicken, bearbeiten und ablegen sind schnell getan. Sich eine E-mail-Adresse anzulegen ist nicht schwer. Sie lernen, Outlook den richtigen Posteingangs- und Postausgangsserver zu zeigen, so dass das Programm die Mails von Ihrem Server abholt. Sicherheitsvorkehrungen mit einem Virenscanner sind dabei unerlässlich. Die strukturierte Ablage in Ordnern ist schnell erlernt.

Das Erstellen von Verteilerlisten beschleunigt das Versenden an einen bestimmten Kundenkreis. Eine Adressdatei kann erstellt und dann auch in WORD z.B. für einen Seriendruck genutzt werden. Umgekehrt können Vorlagen aus Word im Mailing benutzt werden. Adressdaten aus anderen Programmen (wie Excel oder Access) kann Outlook gut einlesen.

Der Terminkalender bietet für Sie selbst oder auch im Netz die Gelegenheit, die eigenen Termine zu führen und sie übers Netz mit Ihren KollegInnen abzusprechen. Sie können den Kalender für andere verwalten. Die Erinnerungsfunktion bewahrt Sie davor, wichtige Termine zu verpassen. Aufgabenblock und Notizzettel helfen weiter, die Arbeit zu strukturieren und Ihre Zeit sinnvoll zu managen.

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